Арт-класс - магазин канцтоваров №1
Нет времени ходить по магазинам?
Боитесь переплатить за товар?
Мы экономим Ваши время и деньги!
Арт-класс - легкость выбора, качество сервиса!
(096) 00-55-777
(063) 3-77777-5
(0456) 333-2-77
работаем для Вас
с 10-00 до 18-00 Пн-Пт
Сб, Вс - выходные

 Как сэкономить на канцтоварах?


8.3_kak_siekonomit_na_kants-h.jpgНе во всех компаниях знают, как взять под контроль расходы на канцтовары, в то время как нет ничего проще.

Многие ошибочно полагают, что достаточно заложить в бюджет сумму на канцтовары по каждому отделу, департаменту, бизнес-направлению или филиалу, ориентируясь, например, на экспертную оценку, либо на среднюю по факту за предыдущие месяцы. И думают, что, контролируя эту сумму при оплате счетов в течение месяца, держат, таким образом, расходы на канцтовары под контролем.

Однако это не так. Такой подход  - планирование «от суммы» - никогда не позволит вам действительно держать расходы на канцтовары «под контролем». У вас будет распространена ситуация, когда, запланировав одну сумму в бюджете, вы по факту получите счет на оплату на бОльшую. И вам всегда объяснят, почему сумма превышена. И сделают это аргументировано. Сошлются на переезд, на выход новых сотрудников, на увеличение объема бумажной работы, да мало ли на что еще. Хотя объективных причин превышения факта над планом, если речь идет о канцтоварах, может быть только 2 и о них чуть ниже.

Поэтому забываем обо всех способах планирования расходов на канцтовары, кроме одного.

Лимит на канцтовары.

Есть только один самый простой и самый верный способ действительно правильно планировать и держать под контролем расходы на канцтовары - установление лимита на канцтовары.

Вам нужно всего 2  лимита:

  1. на 1 уже работающего сотрудника - это сотрудник, проработавший в компании больше месяца,
  2. на 1 нового сотрудника, т.е. только что принятого в штат, потому что первая закупка канцтоваров, как правило, основная и, потому, самая затратная. Понятно, что сумма этого лимита будет выше, чем первого.

ВАЖНО:  установить лимит на канцтовары из расчета на 1 сотрудника. Еще раз: НА ОДНОГО СОТРУДНИКА. Почему не на отдел? Да потому что сегодня у вас в отделе работает 5 человек, а завтра 15, а послезавтра кризис, сокращение и осталось 7 человек. И что? Каждый раз вы будете пересматривать лимит на отдел? Это нецелесообразно.

ВАЖНО: чтобы установленных лимитов было только 2 вышеназванных. Не надо плодить лимиты для разных должностей, для разных отделов, ошибочно думая, что какое-то должностное лицо или отдел в установленные лимиты не уложатся. Поверьте мне: еще как уложатся. И еще останется. И Генеральному директору, я вас уверяю, по факту канцтоваров нужно меньше, чем рядовому сотруднику. А если Генеральный директор хочет себе дорогостоящий письменный прибор, то это производственная необходимость. Это разовая ситуация. Поэтому покупайте, ради Бога, своим руководителям дорогие письменные приборы, но сумма лимита на канцтовары тут ни при чем.

ВАЖНО: понимать, что указанные 2 лимита на канцтовары не включают расходы на приобретение бумаги для печати. Бумага, как правило, закупается коробками, а стоимость такой коробки сама по себе высока и ни в какой лимит вы не уложитесь, если при закупке будете включать в него бумагу для печати. Расходы на бумагу для печати надо планировать отдельно от лимита на канцтовары. И лучше тоже по отдельному лимиту из расчета количества пачек на отдел, например. Или на сотрудника. Тут уж сами решайте. Есть отделы, в которых 1 сотрудник 1 пачку бумаги будет расходовать несколько месяцев, а есть такие, в которых пачка может улететь за день. Можно сильно заморочиться этим вопросом и установить оргтехнику, которая будет считать количество фактически израсходованных листов, и даже по отделам, но будьте готовы, что стоимость такой оргтехники и стоимость расходных материалов к ней никогда не окупят ваше стремление сэкономить на бумаге. А можно не заморачиваться лимитом на бумагу вообще и покупать ее исходя из соображений разумности, полагаясь на своих сотрудников. Пачку бумаги из офиса утащить сложно. Да и кому она, по большому счету-то нужна? Будете себя этим успокаивать))

Как установить сумму лимита на канцтовары?

Сумма лимита на канцтовары должна быть адекватной. Она не должна быть завышена, но и не должна быть занижена. Если вы под напором сотрудников завысите лимит, то будете каждый раз не только тратить больше денег, но и спровоцируете ситуацию, когда канцтовары будут в избытке и их начнут просто «таскать» из офиса. Если вы сделаете неоправданно низкий лимит на канцтовары,  вы, тем самым, не сэкономите на расходах, а будете вынуждены:

  • каждый раз выслушивать объяснение, почему лимит превышен,
  • вызовите негатив и напряжение у сотрудников, которые при заказе канцтоваров будут переживать, что им не хватит.

Также ошибочно устанавливать лимит на канцтовары в виде единой суммы для всей компании, например, 15 000 руб. в месяц. Тогда при превышении лимита из-за роста количества сотрудников в связи с расширением бизнеса, либо по каким-то другим причинам, всякий раз придется этот лимит пересматривать и оправдывать превышение.

Лимит на канцтовары устанавливается на год. Лимит на канцтовары, установленный в правильной сумме, может не меняться на протяжении нескольких лет. Только не забывайте подтверждать его каждый год.

Как планировать расходы на канцтовары в бюджете?

Как только вы установите лимит на канцтовары, вы больше никогда не будете задаваться вопросом: «А как планировать расходы на канцтовары в бюджете?». Потому что вы будете делать это так:

Расходы на канцтовары =

 = сумма лимита на 1 уже работающего сотрудника умножить на количество уже работающих сотрудников +

 + сумма лимита на 1 нового сотрудника умноженная на количество сотрудников, которых планируется принять в штат в плановом периоде

Что делать, если по факту получили перерасход по канцтоварам?

Если у вас в компании установлены лимиты на канцтовары и по факту получился перерасход, то тому может быть только 2 причины:

  1. прием в штат новых сотрудников, выход которых не был предусмотрен при планировании бюджета,
  2. повышение цен у поставщика.

Все прозрачно. Контролируемо. Повод задать вопрос сотруднику, который занимается закупками, и поставщику.

Нужно ли создавать резерв на канцтовары?

Тут имеется в виду резерв не в денежном выражении, а в натуральном. Этот вопрос каждая компания решает по своему, но в 99 случаях из 100, конечно же, определенное количество канцтоваров должно находиться в резерве на случай непредвиденного выхода нового сотрудника, на случай, когда какие-то канцтовары внезапно израсходованы (а скобки в степлере всегда заканчиваются внезапно), а закупка будет чуть позже и т.д. Отвечает за резерв канцтоваров, как правило, административно-хозяйственный отдел.




 
 
НАШ АДРЕС:
09117, Украина,
г. Белая Церковь,
ул. Леваневского, 59
магазин "Класс"
СМОТРЕТЬ НА КАРТЕ
ТЕЛЕФОНЫ:
(096) 00-55-777
(063) 3-77777-5
СЛЕДИТЕ ЗА НАМИ:

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ:
С удовольствием ответим
на интересующие
Вас вопросы:
© Арт-клас
Создание и продвижение сайта: Импреза
 
Регистрация:
частное лицо предприятие
Вход на сайт:

запомнить меня
Восстановление пароля:
Инструкции по восстановлению пароля
будет отправлена на почту указанную
при регистрации на сайте.
ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬ ПРЕДПРИЯТИЕ
ПОЛУЧИТЬ ПОДАРОК